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Stage à la direction des Opérations : 14 conseils pour transformer l’essai en offre d’embauche

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Chaque année, les grandes banques recrutent à travers le monde des centaines de jeunes diplômés pour fournir leurs services Opérations – aussi bien dans les principaux centres financiers que sur des sites plus ‘économiques’ allant de Bournemouth à Bangalore.

La majorité de ceux qui rejoignent ces postes en back office ont généralement fait forte impression durant le stage effectué l’année précédente. Si vous trimez tout l’été pendant votre stage en opérations, voici nos conseils pour que votre banque ne résiste pas à l’envie vous faire une offre d’embauche.

  1. Comprendre l’essentiel des opérations

« De nos jours, les opérations dans la banque consistent avant tout à réduire les coûts sans réduire le contrôle », dit un ancien stagiaire en opérations dans une grande banque européenne, aujourd’hui responsable de projet dans un autre établissement. « Montrez que vous l’avez bien compris. »

  1. Intéressez-vous au business de votre banque

Ne vous limitez pas à discuter uniquement ce qui passe en back office – faites preuve d’un minimum d’intérêt, voire d’enthousiasme pour l’ensemble des activités. Henry Chamberlain, ancien responsable de la sélection chez Standard Chartered, aujourd’hui à la tête d’un cabinet de conseil en carrière, donne quelques exemples : « Quelle est la pression sur le front office ? Et quel est l’impact sur le back office ? » Avant de confier : « j’ai un jour invité une stagiaire à assister à une réunion avec plusieurs participants très seniors. Mais quand je lui ai ensuite demandé ce qu’elle en avait retiré, son seul commentaire a été ‘la clim était trop basse’. Pas une once d’enthousiasme. »

  1. Attachez-vous à décrypter le jargon

Faire des études en finance ne signifie pas connaître tous les acronymes liés aux opérations ou les autres termes que vos collègues plus seniors utilisent à tour de bras. Comme le dit notre ex-stagiaire, « votre boss n’attend pas que vous maîtrisiez le jargon dès les premiers jours, donc n’hésitez pas à poser des questions et à utiliser Google ».

  1. Respectez les délais

Réussir dans l’univers implacable du back office, où les transactions se succèdent 24 h sur 24, 7 jours sur 7, dépend souvent de votre capacité à respecter les délais. Notre ancien stagiaire poursuit : « Montrez que vous êtes fiable en terminant dans les temps les tâches qui vous sont confiées. C’est ce qui fera votre force si vous revenez l’an prochain à l’issue de vos études. Et n’oubliez pas : ‘je ne savais pas quoi faire’ est une réponse à bannir. »

  1. Informez vos collègues de votre planning

Pour Alex Wong, ex-professionnel en opérations chez HSBC qui coache aujourd’hui des étudiants pour les aider à décrocher des postes dans les banques internationales, « vous serez amené à participer à de nombreuses sessions de formations et réunions – prenez donc soin d’en informer vos collègues pour qu’ils puissent prendre les dispositions nécessaires à la bonne marche du service ». Il poursuit en précisant : « il est vital, en opérations, d’anticiper les plannings en raison des interruptions qui viennent quotidiennement perturber votre travail. »

  1. Ne négligez pas les tâches fastidieuses

Comme tout stagiaire, en opérations ou ailleurs, on vous confiera bon nombre de tâches fastidieuses – acquittez-vous en sérieusement. Tel est le conseil d’Alex Wong : « en vous forgeant la réputation de quelqu’un qui s’acquitte correctement des tâches répétitives, vous gagnerez en crédibilité. Il se peut même que votre boss investisse plus de temps dans votre formation et vous confie du travail bien plus intéressant. »

  1. Accordez de l’importance au détail

Les responsables des services Opérations cherchent des collaborateurs fiables, capable de traiter sans faire d’erreurs des transactions et des règlements complexes – en d’autres termes, ils sont particulièrement sensibles à la moindre erreur, même la plus insignifiante comme une simple faute de frappe. Henry Chamberlain insiste sur « la discipline et le souci du détail, des traits de caractère très prisés au sein des Opérations – veillez donc à être toujours à l’heure et à relire soigneusement votre travail. »

  1. En cas d’incertitude, posez tout de suite des questions

Si vous avez des doutes sur l’une ou l’autre tâche qui vous a été confiée, clarifiez au plus vite la situation – c’est le conseil d’un autre ancien stagiaire en opérations dans une banque internationale en 2014 : « en répondant à vos questions, vos collègues vous donnent la clé pour le faire rapidement et correctement. Et c’est pour eux largement préférable à l’option qui consisterait à vous laisser perdre du temps à essayer de voir par vous-même comment vous en sortir. »

  1. Anticipez : lisez la règlementation avant de débuter votre stage

Le même stagiaire indique que « si votre stage nécessite de traiter régulièrement des problèmes de conformité avec la réglementation, comme le financement du terrorisme ou l’anti-blanchiment, mieux vaut faire quelques recherches a priori et vous familiariser avant de commencer avec les textes qu’il vous faudra respecter. » Sans compter que cet aspect « peut représenter une part importante de votre fonction. Si tel est le cas, toutes les recherches effectuées en amont du stage vous permettront de suivre sans problème toutes les sessions de formation spécifiques à votre banque ».

  1. Démontrez vos compétences en informatique

“En opérations, savoir utiliser Excel, VBA, Bloomberg et tous les systèmes de trading internes de type Sophis compte au nombre des pré-requis, alors que la connaissance des produits dans un domaine spécifique – comme les produits dérivés, ou celle du secteur – le courtage principal par exemple, sont des plus. Telle est la constatation de Chris Auckland, managing director de l’agence de recrutement Ambition. « Voilà pourquoi vous devez profiter de votre stage en opérations pour saisir la moindre chance d’apprendre toujours plus et de renforcer vos compétences. »

  1. Montrez que vous savez communiquer

Votre stage sera l’occasion de tester vos capacités de communication. La raison en est simple : les banques cherchent à recruter en opérations des collaborateurs à l’aise quand il s’agit d’échanger avec les autres services. Pour Chris Auckland, « vous devez faire preuve d’un très bon relationnel pour pouvoir interagir avec la finance, le risque, l’informatique et le front office ». Il préconise de « jouer la carte d’une communication claire et précise pour résoudre les problèmes avec d’autres équipes. »

  1. Constituez-vous un réseau au sein de l’établissement

L’un des meilleurs exercices pour démontrer votre aptitude à la communication entre les différents services sera de participer aux événements internes auxquels vous serez convié(e) et de profiter de l’occasion pour vous constituer un réseau ; évitez dès lors de rester scotché à vos collègues des opérations. Comme l’indique Stella Tang, managing director du cabinet de recrutement Robert Half, « étendre votre réseau au-delà de votre service vous permet de gagner des contacts de poids, susceptibles de vous aider à l’avenir. »

  1. Récupérez des projets

Le back office est le théâtre constant d’initiatives visant à réduire les coûts et à ‘restructurer, ce qui en contrepartie ouvre des opportunités pour des fonctions de gestion de projet. Pour cet ex-stagiaire de 2014, « j’ai eu la possibilité de récupérer un projet que personne dans mon équipe n’avait réussi à finaliser auparavant, et tout cela s’est fait dans les meilleures pratiques. Je pense que cela a été déterminant pour mon retour dans la banque cette année. »

  1. Observez votre boss

Ne vous contentez pas de suivre les ordres, essayez d’identifier ce qui motive votre supérieur. Par exemple, confie Alex Wong, « si durant votre stage, vous voyez votre supérieur prendre très au sérieux un trader en particulier, essayez de savoir pourquoi. »

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