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CARSTEN MASCHMEYER: Machen Sie einen Zeitverwendungs-Check

CarstenMaschmeyer

Unsere Zeit ist immer jetzt – und jeder hat gleich viel Zeit. Allerdings können wir unsere Zeit verschwenden oder gut verwenden.

Machen Sie einen Zeit-Check. Ihr Zeitguthaben beträgt 24 Stunden am Tag, somit 168 Stunden pro Woche. Also verfügen Sie über rund gerechnet 700 Stunden im Monat. Wenn Sie täglich acht Stunden für Essen, Schlaf und Körperpflege rechnen, sind das in einem Monat circa 240 Stunden. Addiert man noch ungefähr 160 Stunden Arbeitszeit sowie 20 Stunden für Fahrten zum Arbeitsplatz und zurück, dann bleiben immer noch fast 300 Stunden Freizeit. Eigentlich ganz schön viel, aber haben Sie diese Stunden auch tatsächlich frei?

Bei Managementseminaren zur Leistungssteigerung bitte ich die Teilnehmer oft, in einer Tabelle ihre zehn wichtigsten Arbeitstätigkeiten aufzulisten. Danach sollen sie so schnell wie möglich aufschreiben, wie viel Prozent ihrer Zeit sie für jede einzelne dieser zehn Tätigkeiten aufwandten. Da ich ihnen nur eine Minute gebe, bleibt ihnen keine Zeit, um alles sorgfältig zu kalkulieren. Die meisten kamen in der Summe auf 150 bis 160 Prozent – was ihnen zeigte, dass man meist nicht alle Aufgaben eines Tages oder einer Woche im Auge hat und den Zeitaufwand falsch einschätzt. Als Nächstes bitte ich sie dann, ihre zehn wichtigsten Tätigkeiten so aufzuteilen, dass sie mit den tatsächlich nur verfügbaren 100 Prozent auskamen. Notgedrungen planen sie nun für zweitrangige Tätigkeiten weniger Zeit ein und konnten so für ihre wirklich wichtigen Aufgaben genügend Zeit vorsehen.

Hilfreich ist es auch, sich Zeit als ein Gefäß vorzustellen: Nur ein Teil der Aufgaben, die Sie sich für einen Tag vorgenommen haben, passt in das Zeitgefäß hinein. Wenn es voll ist, haben Sie 100 Prozent der an diesem Tag verfügbaren Zeit verbraucht. Der Rest fließt durchs Überlaufventil in den folgenden Tag.

Der Unterschied zwischen vorgesehener und tatsächlich praktizierter Zeitaufteilung ist oftmals verblüffend groß. Vermutlich ist das bei Ihnen nicht sehr viel anders. Machen Sie die Probe:

Protokollieren Sie einmal eine Woche lang Ihre Zeitnutzung. Wenn bei Ihrer Arbeit nicht jede Woche viele verschiedene Aufgaben anfallen, führen Sie ruhig einen ganzen Monat lang Ihr Zeithaushaltsbuch. Hier ist es ausnahmsweise einmal sinnvoll, sich mit der Vergangenheit zu beschäftigen und den eigenen Kalender rückblickend zu analysieren. Schalten Sie Ihren Zeitverschwendungsmesser ein!

Ich selbst habe auch einmal einen solchen Zeitverwendungs-Check gemacht, wenn auch nur als Nebeneffekt. Eigentlich wollte ich bloß herausfinden, zu wie viel Prozent meiner Zeit ich mich mit Dingen beschäftigen musste, die mir Spaß machten, und zu wie viel mit Tätigkeiten, die mir weniger gefielen. Diese Erkenntnisse, für die ich viel Zeit verwandte, waren für mich sehr aufschlussreich. Durch eine solche Zeitanalyse wird sich höchstwahrscheinlich auch bei Ihnen herauskristallisieren, dass eine riesengroße Diskrepanz zwischen dem besteht, was Sie eigentlich machen wollten – und dem, was Sie tatsächlich gemacht haben.

Zeitmanagement ist Selbstmanagement

Genau betrachtet können wir nicht unsere Zeit managen, sondern nur uns selbst. Zeit lässt sich nicht managen,wohl aber planen.

Ihr Zeitmanagement zu leben heißt, Ihr Leben zu managen. Wer eine herausfordernde berufliche Tätigkeit oder viele Aufgaben in einer großen Familie zu erfüllen hat, möchte am liebsten etliche Tätigkeiten auf einmal erledigen. Aber das geht in der Regel schief.

Falsch ist es auch, sich in unwichtigen, angeblich dringenden oder scheinbar notwendigen Arbeiten zu verzetteln. Manchmal verliert man sich geradezu in Alibitätigkeiten oder verbringt den Tag de facto nur am „Arbeitsplatzsimulator“. Mit Pseudo-Arbeiten wird die Arbeitszeit herumgebracht – aber nicht die Arbeit ins Ziel gebracht! Oft kehrt dann erst abends nach Arbeitsschluss die Einsicht ein, dass man an diesem Tag bei allem Fleiß die eigentlich wichtigen Dinge nicht geschafft hat.

Einer meiner Manager in unserem Unternehmen war anscheinend außerstande, das Wichtige vom Unwichtigen und das Dringende vom nicht so Dringendem zu trennen. Er arbeitete bienenfleißig von früh bis spät, aber die wirklich wichtigen Sachen blieben allzu oft unerledigt.

Ich nahm ihn dann eines Tages zu Seite und sagte: „Wenn du morgen früh um acht mit der Arbeit anfängst, dann stell dir einfach vor, dass die Firma um 9 Uhr abbrennt. Was müsste bis dahin unbedingt schon erledigt sein?“ Um 9 Uhr, fügte ich hinzu, solle er zu mir ins Büro kommen und mir seine Ergebnisse mitteilen.

Als er am nächsten Vormittag pünktlich um neun bei mir erschien, berichtete er voller Stolz, dass er die Gehaltsauszahlung auf den Weg gebracht hätte. Dann wollte er von mir wissen, was er nun als Nächstes tun sollte. „Ganz einfach“, antwortete ich ihm. „Stell dir vor, dass die Firma um 10 Uhr abbrennt. Was müsste bis dahin dringender als alles andere erledigt sein?“

Er dachte kurz nach und machte sich an die Arbeit. Es klappte also – und diese Methode funktioniert bestimmt auch bei Ihnen oder einem Kollegen oder Mitarbeiter von Ihnen, der sich in ähnlicher Weise zeitlich verrennt.

In brenzligen Situationen weiß man intuitiv sofort, was als erstes zu tun ist. Daran sollten Sie denken, wenn es um Sie herum mal wieder turbulent zugeht – und seien Sie gleichzeitig froh, dass es glücklicherweise nicht wirklich bei Ihnen brennt.

Bei dem Text handelt es sich um einen Auszug aus dem neuen Buch des AWD-Gründers Carsten Maschmeyer: „Selfmade. erfolg reich leben“, das bei Ariston für 19,99 Euro (28,50 Franken) erhältlich ist.

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