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GASTKOMMENTAR: Wie Sie Ihre Produktivität steigern

Auch ein Schläfchen kann der  Arbeitseffizienz dienen.

Auch ein Schläfchen kann der Arbeitseffizienz dienen.

Welchen Blickwinkel Sie auch immer einnehmen: Die Beschäftigten von Investmentbanken müssen in Zukunft mehr mit weniger leisten. Denn es wird weniger Geld im Umlauf sein und weniger Beschäftigte geben. Wahrscheinlich wird es auch weniger Geschäfte geben, doch um diese zu erhalten, müssen Sie härter arbeiten.

Aufgrund meiner Erfahrung habe ich fünf Punkte formuliert, wie Sie Ihre Produktivität steigern und so in dem neuen Umfeld der Finanzdienstleistungen erfolgreich sein können.

1. Kümmern Sie sich um das Wichtige, und reagieren Sie nicht auf das Dringende

Im modernen Leben müssen täglich eine Reihe von hochkomplexen Entscheidungen gefällt werden. Dabei kann es schwer fallen zu erkennen, was wirklich wichtig ist und wir tendieren dazu, uns leicht ablenken zu lassen. Daher sollten Sie eine Matrix aus vier Feldern für die verfügbare Zeit und die zu erledigenden Dinge anlegen.

Das erste Feld enthält die dringenden und wichtigen Punkte. Das dritte Feld die dringenden und weniger wichtigen Punkte. Dabei handelt es sich um alltägliche Verrichtungen, die uns oft ablenken wie z.B. unzählige Emails, Meetings ohne Agenda und Unterbrechungen für kleinere Probleme. Das vierte Feld wiederum enthält die nicht dringenden und unwichtigen Dinge, wobei es sich um Aufgaben handelt, die gerne als Ablenkung von der Arbeit genutzt werden: Exzessives Internetsurfing, Spielen und Klatsch gehören in diese Kategorie. Das zweite Feld indes ist voll von wichtigen Dingen geringer Dringlichkeit, wozu alles zählt, was auf Wiedervorlage wartet. Dies stellen z.B. der Gang ins Fitnessstudio, Auszeiten, Fortbildungen und der Aufbau von Beziehungen dar.

Im modernen Arbeitsleben verbringen die Leute nicht genügend Zeit mit den Aktivitäten aus dem zweiten Feld. Sie bewegen sich zwischen den Feldern zwei und drei und gehen zum vierten Feld, um sich zu entspannen. Es herrscht eine gewisse Abhängigkeit von Dringlichkeit, was allerdings wenig weitsichtig ist.

Falls Sie Ihre Produktivität tatsächlich steigern möchten, dann sollten Sie mehr Zeit auf die ersten beiden Felder verwenden. Dagegen sollten Sie weniger Zeit mit den Aktivitäten aus den Feldern drei und vier verbringen.

2. Kümmern Sie sich um das Außergewöhnliche und nicht um das Gewöhnliche

Dies mag auf den ersten Blick unsinnig klingen, aber Sie müssen den Kontext beachten. Was sind die wichtigsten Dinge für Sie? Es geht darum, worin das Außergewöhnliche im Kontext Ihrer Werte besteht.

Beim Außergewöhnlichen muss es sich nicht um etwas Riesiges handeln. Vielmehr geht es darum, dass das Ergebnis für Sie außergewöhnlich ausfällt.  So sind meine Eltern z.B. technisch nicht sonderlich begabt und leben zu weit entfernt, um ihre Enkel zu sehen. Als ich sie das letzte Mal besuchte, habe ich auf ihrem Computer Skype installiert. Jetzt sprechen Sie mit ihren Enkeln eine Stunde pro Woche – das macht schon einen Unterschied aus.

3. Konzentrieren Sie sich auf die wichtigen Punkte und nicht auf Kleinigkeiten

Oftmals behindern uns Kleinigkeiten. Doch es geht darum, sich auf die wirklich wichtigen Dinge zu konzentrieren. Damit Sie Ihre Ziele auch erreichen, sollten sie die wichtigen Punkte in Ihren Kalender aufnehmen.

4. Nutzen Sie die Technik und lassen Sie sich nicht von ihr beherrschen

Falls man die Technik richtig einsetzt, dann erlaubt sie uns, mit den Leuten rund um den Globus  zu jeder Zeit zusammenarbeiten und so Ihren Zeitplan abzuarbeiten. Doch die Technologie weist auch ein immenses Ablenkungspotenzial auf und viele von uns sind regelrecht süchtig nach Technologie.

Auch Emails stellen ein sehr gutes Beispiel hierfür dar. Sie sollten Regeln aufstellen, wie schnell Sie auf die Emails von bestimmten Absendern reagieren – abhängig von deren Wichtigkeit. Entsprechend sollten sie die Emails klassifizieren und der Reihenfolge nach abarbeiten.

5. Vermeiden Sie Burnout

Hierbei geht es darum, Ihre Energie richtig zu managen. Wenn Sie an Ihrem Arbeitsplatz eine außerordentliche Produktivität erbringen wollen, dann benötigen Sie auch außergewöhnlich viel Energie. Dafür müssen Sie essen, schlafen, soziale Kontakte pflegen und sich bewegen.

Daher sollten Sie auf die richtige Ernährung achten: Trinken Sie genügend Wasser und nehmen Sie nicht zu viele leere Kalorien zu sich. Achten Sie darauf, dass Sie mindestens sieben Stunden gut schlafen. Und gönnen Sie sich genügend Erholung. Beschäftigen Sie sich mit den wichtigen Menschen in Ihrem Leben. Und pflegen Sie körperliche Betätigung. So achten mein Team und ich darauf, dass wir täglich zwei Mal einen 15minütigen Spaziergang unternehmen.

Simon McGlone ist Leiter Productivity Practice bei FranklinCovey. www.franklincovey.co.uk

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